Wer suchet der findet – so heißt es oftmals. Leider kann dieses Sprichwort nicht immer so einfach umgesetzt werden. Die Notwendigkeit und das Bedürfnis für Wissen im eigenen Unternehmen hat in den letzten Jahren stetig zugenommen. Die Corona Pandemie hat diese Suchproblem-Situation aufgrund der Fernarbeit nur noch weiter verstärkt. Um gerade in der aktuellen Arbeitssituation effektiv arbeiten zu können, ist es für Mitarbeiter daher essentiell, schnell Informationen zu finden und diese nutzen zu können. Dafür brauchen Unternehmen das richtige Werkzeug – eine Wissensmanagementlösung!
Wissensmanagement
Eine der vermutlich größten Schwierigkeiten in Unternehmen ist die Bereitstellung von Informationen und das Verhindern von Know-How-Verlust. Auch verweilen Mitarbeiter nicht mehr so lange in Unternehmen, wie das früher der Fall war, mal abgesehen von jenen, die sich in den Ruhestand verabschieden. Daher ist eine Unternehmensweite Lösung zur Sicherung dieser Informationen essentiell – eine Wissensmanagementlösung. Aber was genau ist Wissensmanagement eigentlich? “Wissensmanagement beschäftigt sich mit dem Erwerb, der Entwicklung, dem Transfer, der Speicherung sowie der Nutzung von Wissen. Wissensmanagement ist weit mehr als Informationsmanagement.” Fakt ist also, spätestens bei einem Generationenwechsel innerhalb des Unternehmens kann langjährig aufgebautes Wissen verloren gehen. Auch betrifft dies nicht nur Konzerne, sondern auch kleine und mittelständische Unternehmen! Damit dies nicht passiert, muss es langfristig digitalisiert und für alle Mitarbeiter zugänglich gemacht werden. Tatsache ist aber auch, dass jedes Unternehmen für genau diese Prozesse der Speicherung und Verfügbarkeit von Informationen selbst verantwortlich ist, damit aufgebautes Wissen auch den Rest der Belegschaft schnell und effizient erreicht. Damit dies allerdings auch erfolgreich gelingt, nutzen Unternehmen speziell darauf ausgerichtete Lösungen.
Wo liegt das Wissen?
Noch vor dem Zeitalter der Digitalisierung gab es im Grunde gar nicht so viele Orte, an denen sich das Wissen der Mitarbeiter verstecken konnte. In einigen Unternehmen ist dies auch heute noch so!
- In den Köpfen der einzelnen Mitarbeiter aufgrund langjähriger Erfahrung
- In einem Sammelsurium ausgedruckter Unterlagen zu Projekten verschiedener Jahre
Heutzutage sieht die Welt ein bisschen anders aus – deutlich komplexer aber auch mit viel mehr Möglichkeiten. Daher können sich auch Informationen überall befinden.
- Ein Teil befindet sich natürlich noch immer in den Köpfen langjähriger Mitarbeiter
- Auch gibt es noch ein paar ausgedruckte Unterlagen, die allerdings nach und nach digitalisiert werden
- E-Mails
- Powerpoint Präsentationen
- CRM-Systeme
- ERP-Systeme
- ….
Die Hauptaufgabe der Mitarbeiter heute kann u.a darin liegen, zu wissen, an welcher Stelle Informationen zu finden sind und diese dann optimal einzusetzen. Ist dies nicht der Fall und jobrelevante Informationen können nicht gefunden werden, kann sich das auf das Geschäft auswirken. Die Produktivität der Mitarbeiter wird erheblich beeinträchtigt und verlangsamt. Eine Wissensmanagementlösung dient als zentrales Element, an dem Wissen gespeichert werden kann und jederzeit abrufbereit ist. Oftmals besteht nicht die Möglichkeit mit der Bearbeitung von Aufgaben zu warten und kurz bei einem Kollegen nachzufragen, Informationen werden in Echtzeit benötigt.
Im nächsten Beitrag unserer Reihe Wissensmanagement möchten wir daher besonders die Vorteile einer zentralen Wissensmanagementlösung veranschaulichen und verdeutlichen, welche Herausforderungen und auch Risiken auf Unternehmen zukommen können.